マイクロソフト製品の最近のブログ記事

どちらを使ってシステムを作ったらよいか・・・?

お客様との打ち合わせで話題になるのですが。

この二つを単体で比べることは ちょっと違うような気もしますが

スタンドアロンで使う場合について どちらが良いかと訊かれたら・・ 

まず

ご自身で、データを入力しながら作成してメンテナンスもやる!!(できる)

かたならFileMakerをお使いになることをおすすめします。

覚えるのは簡単。

自分の思うようにできれば、それはもう便利です。(制限はあります)

でも 「ここをもう少しなんとかしたい」、「使い勝手をよくしたい」などの

欲求が出てきたとき

データベースのことを覚えたり、あれこれやっている時間までないかたは

苦しくなります。

そのときは、外注化するなりしなければなりませんが、データベースや

プログラミングの知識がなければ作成やカスタマイズができない

 Microsoft Accessでも同じです。

 

他の人に作成を頼んだり、外注化したりして、ご自身は設計指示をするかた

どうせ頼むなら自由度の高いMicrosoft Access でいろいろ希望を出して

システム提案してもらったり、アイデアを出してもらうのも良いと思います。

もちろん その場合は工期やコスト(メンテナンスも含む)も判断材料になります。

 

それぞれの特徴は下に書ききれないぐらいありますが、結局は、「何を」

「どのように」作って、「どんなデータを」「どう運用してゆくか」をじっくり検討して

判断するしかありません。

ご要望がございましたら 是非ご相談ください。

 

【FileMaker】            【Microsoft Access】

習得が簡単(労力少ない)        データベースの知識必要

選択するだけでスクリプト作成可能    プログラミングの知識必要

できること:自由度少ない        できること:自由度多い

カスタマイズ簡単            カスタマイズ 知識が必要

1データベースあたりの容量制限     1データベースあたりの容量制限

8テラバイト               2GB 

価格がAaccessに比べて少し高い    価格がFileMakerに比べて少し安い

参考書等の外部情報かなり少ない    情報量多い

・ ・

・ ・

・ ・ 

 

 

 

 



データベース関数を使用すると、指定したフィールド内で同じ項目のデータを取り出し集計することができます。


経費の帳簿などから交通費だけ計算したい時など、特定項目の集計結果を表示したい場合に場合は便利です。

データベース関数のDSUM、DCOUNT、DAVERAGE、どの関数でも書式は同じです。

※実例は図の下に記載 

20100318.jpg

 

 

=DSUM(データベース範囲,フィールド,検索条件範囲)
=DCOUNT(データベース範囲,フィールド,検索条件範囲)
=DAVERAGE(データベース範囲,フィールド,検索条件範囲)

データベース範囲:データベースの全範囲(フィールド名を含みます)
フィールド     :計算対象となるフィールド名が入力されているセル
検索条件範囲  :データベースの検索条件が設定されている範囲

 ※データベース範囲の“計算対象フィールド”(黄色部分)にある数値から、

  “検索条件”(青色部分)に合致する項目のデータを集計

【上図 費目・消耗品費の場合】 =DSUM(B3:D44,D3,G2:G3)

 ※検索条件を工夫することで、ある一定以上の金額や数量の合計等を

   集計することもできます。

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Microsoft Wordでの文章作成は面倒とおっしゃる方多いと思います。
Wordの機能をもっと知っていただけたら便利だと思っていただけるのでは…

広報誌や○○新聞、かわら版等を作成した経験のある方々なら、配置には特に困った経験をお持ちなのではないでしょうか。

Wordのテキストボックスにはリンク機能が備わっていることをご存じでしょうか。
最初に大きなテキストボックスを1つ作成して文章を書いていくのもよいですが、
図表などを先に配置し、その後文書を表示させたい部分にテキストボックスを配置します。

ここからがポイントです!

まず、一番最初に文章を表示させたいテキストボックスを右クリックします。
1.「テキストボックスのリンクの作成」をクリックします
2.2番目に文書を表示させたいテキストボックスをクリックします
3.2番目のテキストボックスを右クリックし「テキストボックスのリンクの作成」をクリックします
4.3番目に文書を表示させたテキストボックスをクリックします
この繰り返しで1番目のテキストボックスにカーソルを入れ文書を書き出すと、

1つ目のテキストボックスに文字があふれたら、次のテキストボックス内へ文字が表示されるようになります。
このテキストボックスのリンクはMacも同じ設定方法です。

Macの場合テキストボックスのリンクの順番がテキストボックス左上に表示されるのでWindows版よりも親切だと思います。

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前回のMicrosoft Word 2003横倒し数字を正しく表示の続きです

Microsoft Word 2007の場合
横倒しの文字(12)を選択 → リボン「段落」 → 「拡張書式設定」 → 「縦中横」を選択します。
「行の幅に合わせる」 にチェックを入れて → 「すべて変更」

「長さが何文字以内の数字・英字の連続を縦中横にしますか?」と聞いてきますので
 → 文字数を指定(2文字) → 「次を検索」ボタンを押下
 → 縦中横を設定してよろしいですか? と表示されるので
「はい」または「すべて設定」を押下します。

Microsoft Word Mac版の方は
メニューバーの表示を押下 → 「拡張書式設定」をクリックしツールバーを表示します。
 (「拡張書式設定」ツールバーが表示されている方はこの操作は省略してください)

横倒し文字を選択 → 拡張書式設定ツールバーの「組み文字」を押下 → 縦中横を選択します。
文字サイズを指定 → OKボタンを押下 これを繰り返します。
(文字サイズの指定は、他の縦書き文字と同じフォントサイズがよいでしょう)
今まで切り貼りしてた方(実は社内にもいましたが)は是非使ってみてください。

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Microsoft Wordで縦書きの文章を作成した際に、半角の英数文字が横倒しになって困った…
いう経験はございませんか?
組み文字を使って無理やり横倒しを直したりしている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

【横倒し数字を正しく表示】

そんな時に使っていただきたい機能が【縦中横】という機能です。
縦書きの文章中に横書きの半角英数文字を入れることができる機能です。

使用方法について…

Microsoft Word2003までの方は

(例)半角数字

Image2.jpg












 を

Image1.jpg










と表したい場合

横倒しの文字(12)を選択 → メニューバーの「書式」 
→ 「拡張書式設定」 → 「縦中横」を選択します。

「行の幅に合わせる」 にチェックを入れて → 「すべて変更」

「長さが何文字以内の数字・英字の連続を縦中横にしますか?」と聞いてきますので

→ 文字数を指定(2文字) → 「次を検索」ボタンを押下

→ 縦中横を設定してよろしいですか? と表示されるので

「はい」または「すべて設定」を押下します。

英字でもできますが、4文字程度の単語ならば(例えば“Word”とか)1行幅にWordと
現しても良い場合もありますが、1文字づつ縦にするほうが、なじむような気がします。

Microsoft Word 2007Microsoft Word Mac版は次回に

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Microsoft Excelの「カメラ機能
以前、ご紹介したものですが

Mac版についてのお問い合わせをいただいたので設定の方法をご紹介します。

1.ツールバーを右クリック
2.ツールバー/メニューのユーザー設定
3.【コマンド】タブをクリック
4.ツール → カメラを選択
5.ご自身の使い易いツールバー内へドラック&ドロップ

以上でカメラ機能が使用可能です。

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名簿等を入力する際、漢字氏名だけではなく読み方を入力する場合ありますよね。
そんな場合はどうされているのでしょう。
面倒だけど、入力しています…

そういう方に知っていただきたい関数。

PHONETIC関数」です。

使い方は簡単、漢字を入力したセルを指定しているだけ。

 =PHONETIC(漢字入力されているセル)

これだけで、数式を入れたセルに振り仮名が表示されます。
お試しください。

注意する点
数字を使って漢数字に変換した場合は数字が表示されてしまうので気をつけましょう。
振り仮名をひらがなや半角カタカナへ変換した場合は、漢字を入力するセルのふり仮名設定で変更をします。
(関数を入力したセルではなく、もともと入力したセルを選択するので間違えないでくださいね)

振り仮名設定の方法

Office2003までの方は
 メニューバーの「書式」→「ふりがな」→「設定」で希望する種類をクリックし「OK」ボタンを押下します。

Office2007の方は
 ホーム→フォント→ふりがなの表示/非表示の右側の▼をクリック→ふりがなの設定
 希望する種類をクリックし「OK」ボタンを押下します。

どうぞご活用ください。

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Excel2003迄の方は、
メニューバーの「データ」→「フィルタ」→「フィルタオプションの設定」をクリックします。

Excel2007の方は、
リボンの「データ」→「並べ替えとフィルタ」→「詳細設定」をクリックします。

「フィルタオプションの設定」画面が表示され、自動的にデータの範囲がボーダーライン(チカチカとした点線)で囲まれます。

この時、きちんとデータ範囲が選択されているかを確認しましょう。
※大量なデータの場合、マウスのスクロールを使用するとマシンが止まってしまう場合があります。
 面倒ですが、データを確認する際は、上下のスクロールを使用して確認を行ってください。

「検索条件範囲」の部分の選択は、項目名称も含め条件が入力されている行までを選択してください。
範囲選択が終了したら、「OK」ボタンを押下します。
すると、オートフィルタを使用したときのように、行番号が変化しているかと思います。

自由にいくつでもAND条件やOR条件をつけることができるので、
オートフィルタでは…という方是非お試しください。

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オートフィルタは便利に使えますが…
使い慣れてくると「あっ!困ったなぁ〜」って思うことありますよね。

そうなんです…AND条件やOR条件に限りがありますよね…

しかも自在に組み合わせができない…

1箇所フィルタがかかっていると、それ以外で表示させたいのに…
表示されなくなってしまうってこと有りますよね。

そんな時には、フィルタの「詳細設定」を活用しましょう。

この詳細設定を使う際には、お約束事がいくつかあります。
まず、リストの上部に同じ項目名称のセルを貼り付けます。

その下には空白行を何行か設けましょう。
この項目名称と空白行でANDとORを作り上げます。
空白行の同じ行内に入力をした場合はAND条件になります。
別の行に入力をした場合は、OR条件になります。
データ内(通常オートフィルタをつけるデータ)にアクティブなセルを置いておきます。

続きは次回へ

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「SUBTOTAL関数」
引数の集計方法の数値を変えるだけでさまざまな集計値を算出することができる

指定された範囲に対し、集計方法として指定した番号の集計値を算出してくれます。
範囲を絶対参照していれば、集計方法のみを変更するだけでOK!
使ってみてはいかがですか?

=SUBTOTAL(集計方法,範囲)

集計方法の番号と同じ機能の関数名
  1 平均値・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・AVERAGE
  2 数値データの個数・・・・・・・・・・・・・・・・・COUNT
  3 空白でないセルの個数・・・・・・・・・・・・・COUNTA
  4 最大値・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・MAX
  5 最小値・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・MIN
  6 すべての引数の積・・・・・・・・・・・・・・・・・PRODUCT
  7 引数を標本とみなした標準偏差・・・・・・・STDEV
  8 引数を母集団とみなした標準偏差・・・・・STDEVP
  9 合計・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・SUM
 10 引数を標本とみなした分散・・・・・・・・・・・VAR
 11 引数を母集団とみなした分散・・・・・・・・・VARP


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